Можно ли согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» сформированные в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» регистры учета, подписанные электронной подписью, хранить в электронном виде? Ответ на этот вопрос – в материале экспертов 1С.
 

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее - Закон № 402-ФЗ, не регламентирует порядок и технологию хранения регистров учета, а только определяет их форму – «на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью» и состав обязательных реквизитов.

При этом приоритет отдается бумажному носителю. Согласно пунктам 6, 7 статьи 10 Закона № 402-ФЗ «Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа».

В новой редакции Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н в ред. приказа Минфина России от 29.08.2014 № 89н) приоритет за электронным документом: согласно пункту 19 Инструкции № 157н «При комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса. Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется в форме электронного регистра, а при отсутствии технической возможности - на бумажном носителе».

В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» любую сформированную печатную форму можно сохранить в файл определенного формата (pdf, табличный документ xls и т.п.).

Рис. 1 
Рис. 1

В редакции 1 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» нет штатных средств для формирования электронной подписи (ЭП). Вместе с тем файл с печатной формой можно подписать ЭП внешними средствами (криптографическое программное обеспечение) и хранить в архиве, например в программе «1С:Документооборот 8».

Электронную подпись в «1С:Документооборот» можно добавить следующим образом:

  1. Подписанный файл (документ) загружается в «1С:Документооборот 8».
  2. В карточке этого файла (документа) через команду «Все действия - ЭП и шифрование - Добавить подписи из файла» следует загрузить файл самой подписи (в формате der).
  3. Файл (документ) будет подписан.
Таким образом, применение «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» не препятствует хранению электронных копий регистров, подписанных электронной подписью.

В редакции 2.0 типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» печатную форму любого регистра учета можно подписать электронной подписью непосредственно в программе и хранить в архиве электронных документов программы. Подробнее в статье «Можно ли в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», ред. 2.0 подписывать электронной подписью инвентарные карточки и хранить их в электронном виде?», размещенной в ресурсах ИТС-бюджет в разделе методической поддержки редакции 2.0 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».

Следует отметить, что это дополнительный сервис. От необходимости получения сертификатов ЭП и собственно процесса подписания этот сервис не освобождает.