Функциональный участок: 

Работа с организационно-распорядительной документацией (ОРД).

 

 

 

Пример проекта внедрения функционального участка

«Работа с организационно-распорядительными документами (ОРД)»

с использованием системы "1С:Документооборот 8”.

Целью моделирования и внедрения cистемы является повышение эффективности работы за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов, обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации, уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов, повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины и существенное сокращение времени ознакомления с приказами и распоряжениями, легко контролировать исполнение приказов и распоряжений.

Этапы реализации проекта.

1. Организационные мероприятия:

- Проведение общего собрания всех планируемых участников процесса для уточнения и разъяснения целей, порядка и условий обследования;

- Определение последовательности и сроков обследования функционального участка;

- Издание приказа о создании рабочей группы и сроках проведения обследования. (В приказе отразить: ФИО ответственных лиц сторон, полномочия, сроки, порядок предоставления информации, контактную информацию.)

- Издание распоряжения о подготовке информации ответственными лицами на местах. (В распоряжении отразить: порядок предоставления информации, сроки, ответственных лиц.)

2. Моделирование системы:

Сбор и анализ информации и требований по функциональному участку:

- Анализ имеющейся регламентирующей документации организации;

- Сбор информации и требований по функциональному участку (включает анкетирование и опросы сотрудников);

- Анализ текущих алгоритмов работы, в том числе взаимодействие с используемыми информационными системами

Итогом обследования является:

Описание модели «КАК ЕСТЬ»:

- структура видов и шаблонов документов по функциональному участку;

- структура маршрутов движения документов в разрезе подготовки пакета документов к процедуре закупки;

- структура прав доступа к документам;

- описание схем взаимодействия с используемыми информационными системами.

Создание приказа – подписание приказа руководителем – ознакомление с сотрудниками –исполнение (если требуется)

Формирование и описание модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»:

- структура справочников, видов документов, шаблонов документов для дальнейшей настройки на этапе внедрения системы;

- структура необходимых дополнительных реквизитов для автоматического заполнения документов

- структура маршрутов движения документов в разрезе функционального участка для дальнейшей настройки на этапе внедрения системы;

- рекомендации по этапам внедрения функционального участка с учетом требований Заказчика;

- рекомендации по организации ИТ-инфраструктуры для использования системы.

3. Внедрение модели:

- Настройка видов документов (заявки, служебные записки, планы закупок, запросы цен, коммерческие предложения), используемых в процессах подготовки процедур закупок.

- Создание шаблонов документов и настройка их автоматического заполнения актуальными данными.

 - Настройка маршрутов движения документов на этапе обработки(рассмотрение, согласование, корректировка документов, исполнение) в соответствии с внутренними регламентами;

 - Настройка цепочек связей между документами для обеспечения целостности информации.

- Настройка прав доступа к данным (грифы доступа, права пользователей);

- Настройка автоматического расчета и заполнения реквизитов документа с использованием дополнительной разработки (зарегистрирована в Роспатенте).

- Настройка необходимых отчетных документов (реестры, сводки, справки);

- Настройка необходимых отчетов (статистические, сводные, по исполнительской дисциплине).

4. Обучение пользователей.

- Групповое обучение пользователей общим принципам работы с системой;

- Индивидуальное обучение пользователей;

- Разработка пошаговых инструкций пользователей по работе с системой согласно функциональным обязанностям.

5. Сопровождение на этапе опытной эксплуатации.

-Консультирование пользователей;

-Окончательная отладка процессов;

-Корректировка инструкций пользователей.

НАЗАД

 

Приобрести или заказать демонстрацию программы

можно по тел. (812)33-222-43 или заявкой на boss@altteam.ru