Функциональный участок: Работа с внутренними документами.
Пример проекта внедрения функционального участка
«Работа с внутренней документацией»
с использованием системы "1С:Документооборот 8”.
Целью моделирования и внедрения cистемы является повышение эффективности работы за счет сокращения сроков и повышения прозрачности процесса согласования документов, обеспечения достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации, уменьшения времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов, повышения эффективности исполнения заданий и документов, улучшения контроля исполнительской дисциплины.
Этапы реализации проекта.
1. Организационные мероприятия:
- Проведение общего собрания всех планируемых участников процесса для уточнения и разъяснения целей, порядка и условий обследования;
- Определение последовательности и сроков обследования функционального участка;
- Издание приказа о создании рабочей группы и сроках проведения обследования. (В приказе отразить: ФИО ответственных лиц сторон, полномочия, сроки, порядок предоставления информации, контактную информацию.)
- Издание распоряжения о подготовке информации ответственными лицами на местах. (В распоряжении отразить: порядок предоставления информации, сроки, ответственных лиц.)
2. Моделирование системы:
Сбор и анализ информации и требований по функциональному участку:
- Анализ имеющейся регламентирующей документации организации;
- Сбор информации и требований по функциональному участку (включает анкетирование и опросы сотрудников);
- Анализ текущих алгоритмов работы, в том числе взаимодействие с используемыми информационными системами
Итогом обследования является:
Описание модели «КАК ЕСТЬ»:
- структура видов и шаблонов документов по функциональному участку;
- структура маршрутов движения документов в разрезе подготовки пакета документов к процедуре работы с исходящими документами;
- структура прав доступа к документам;
- описание схем взаимодействия с используемыми информационными системами.
Формирование и описание модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»:
- структура справочников, видов документов, шаблонов документов для дальнейшей настройки на этапе внедрения системы;
- структура необходимых дополнительных реквизитов для автоматического заполнения документов
- структура маршрутов движения документов в разрезе функционального участка для дальнейшей настройки на этапе внедрения системы;
- рекомендации по этапам внедрения функционального участка с учетом требований Заказчика;
- рекомендации по организации ИТ-инфраструктуры для использования системы.
3. Внедрение модели:
- Настройка видов документов (письма, запросы...), используемых в процессах работы с контрагентами.
- Настройка маршрутов движения документов на этапе обработки(рассмотрение, согласование, корректировка документов, исполнение) в соответствии с внутренними регламентами;
- Создание шаблонов документов и настройка их автоматического заполнения актуальными данными (если требуется для исходящего документа)
- Настройка цепочек связей между документами для обеспечения целостности информации.
- Настройка прав доступа к данным (грифы доступа, права пользователей);
- Настройка автоматического расчета и заполнения реквизитов документа с использованием дополнительной разработки (зарегистрирована в Роспатенте).
- Настройка необходимых отчетных документов (реестры, сводки, справки);
- Настройка необходимых отчетов (статистические, сводные, по исполнительской дисциплине).
4. Обучение пользователей.
- Групповое обучение пользователей общим принципам работы с системой;
- Индивидуальное обучение пользователей;
- Разработка пошаговых инструкций пользователей по работе с системой согласно функциональным обязанностям.
5. Сопровождение на этапе опытной эксплуатации.
-Консультирование пользователей;
-Окончательная отладка процессов;
-Корректировка инструкций пользователей.
Приобрести или заказать демонстрацию программы
можно по тел. (812)33-222-43 или заявкой на boss@altteam.ru