Общие положения.

Целью моделирования и внедрения функционального участка является:

·повышение эффективности процессов за счет сокращения сроков согласования документов;

·сокращение трудозатрат и времени на подготовку и поиск необходимых документов;

·обеспечение достоверности, целостности и актуальности согласуемой информации;

·повышение эффективности исполнения заданий и документов;

·оптимизация контроля исполнительской дисциплины.

Типовые процессы функционального участка «Подготовка документации для проведения закупочных процедур»:

·Планирование закупок:

-сбор плановых заявок подразделений;

-автоматическое формирование плана закупок на основании плановых заявок;

-автоматическое формирование заявки на закупку, закупки, контракта (в случае закупки у единственного поставщика) на основании плана закупок;

-формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.

 

·Сбор заявок (потребностей) подразделений:

-сбор заявок подразделений;

-автоматическое формирование лотов конкурса и аукциона на основании данных заявок.

 

·Подготовка закупки:

-ввод в структурированном виде всей информации, необходимой для формирования извещения о закупке.

 

Функциональный участок настраивается и внедряется в соответствии с основными требованиями к функционалу по подготовке документации для проведения закупочных процедур:

• возможность учета по видам документов (заявки, служебные записки, планы закупок, запросы цен, коммерческие предложения), используемых в процессах подготовки процедур закупок;

• возможность автоматизации маршрутов движения документов на этапе обработки (рассмотрение, согласование, корректировка документов, исполнение) в соответствии с внутренними регламентами;

• возможность автоматического заполнения шаблонов документов актуальными данными;

• возможность использования внешних справочников для формирования заявок на закупку;

• наличие цепочек связей между документами для обеспечения целостности информации;

• наличие функционала автоматизированного контроля сроков исполнения задач;

• наличие функционала автоматизированного контроля формирования пакета документов для процедуры закупки;

• возможность формирования необходимых статистических отчетов.

Типовой план работ по участку.

1.Организационные мероприятия:

- Проведение общего собрания всех планируемых участников процесса (включая ответственных за информационную инфраструктуру) для уточнения и разъяснения целей, порядка и условий обследования;

- Определение последовательности и сроков обследования функционального участка;

- Издание приказа о создании рабочей группы и сроках проведения обследования. (В приказе отразить: ФИО ответственных лиц сторон, полномочия, сроки, порядок предоставления информации, контактную информацию);

- Издание распоряжения о подготовке информации ответственными лицами на местах. (В распоряжении отразить: порядок предоставления информации, сроки, ответственных лиц).

2. Моделирование системы:

Сбор и анализ информации и требований по функциональному участку:

- Анализ имеющейся регламентирующей документации организации;

- Анализ информационной инфраструктуры;

- Сбор информации и требований по функциональному участку (включает анкетирование и опросы сотрудников);

- Анализ текущих алгоритмов работы, в том числе взаимодействие с используемыми информационными системами.

Итогом моделирования является:

Описание модели «КАК ЕСТЬ»:

- структура видов и шаблонов документов по функциональному участку;

- структура маршрутов движения документов в разрезе подготовки пакета документов к процедуре закупки;

- структура прав доступа к документам;

- описание схем взаимодействия с используемыми информационными системами;

- описание используемой информационной инфраструктуры.

Формирование и описание модели «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»:

- структура справочников, видов документов, шаблонов документов для дальнейшей настройки на этапе внедрения системы;

- структура необходимых дополнительных реквизитов для автоматического заполнения документов;

- структура маршрутов движения документов в разрезе функционального участка для дальнейшей настройки на этапе внедрения системы;

- рекомендации по этапам внедрения функционального участка с учетом требований Заказчика;

- рекомендации по организации информационной инфраструктуры для использования системы.

3. Внедрение модели:

- Настройка видов документов (заявки, служебные записки, планы закупок, запросы цен, коммерческие предложения), используемых в процессах подготовки процедур закупок.

- Создание шаблонов документов и настройка их автоматического заполнения актуальными данными.

 

- Настройка маршрутов движения документов на этапе обработки (рассмотрение, согласование, корректировка документов, исполнение) в соответствии с внутренними регламентами.

- Настройка цепочек связей между документами для обеспечения целостности информации.

- Настройка прав доступа к данным (грифы доступа, права пользователей).

- Настройка автоматического расчета и заполнения дополнительных реквизитов.

 

Данный функционал реализован с помощью разработки «Модуль расчета реквизитов 1С:ДГУ» (Свидетельство Роспатента № 2023688391).

Разработка включена в Реестр Российского программного обеспечения, реестровый № 22927.

Модуль позволяет:

- задавать математические и логические выражения, связывающие вводимые дополнительные реквизиты документа и связанных с ним документов;

- осуществлять настройку алгоритмов проверки правильности заполнения дополнительных реквизитов документа;

- гибко настраивать отображение результатов в шаблонах отчетных форм системы;

- осуществлять автоматический перерасчет реквизитов основного документа в зависимости от изменения значений реквизитов связанных документов.

- Настройка необходимых отчетных документов (реестры, сводки, справки);

- Настройка необходимых отчетов (статистические, сводные, по исполнительской дисциплине).

4.Обучение пользователей.

-Групповое обучение пользователей общим принципам работы с системой;

-Индивидуальное обучение пользователей;

- Разработка пошаговых инструкций пользователей по работе с системой согласно функциональным обязанностям.

5.Сопровождение на этапе опытной эксплуатации.

-Консультирование пользователей;

-Окончательная отладка процессов;

-Корректировка инструкций пользователей.

6. Перевод функционального участка в режим промышленной эксплуатации.

- Издание Приказа о переводе в промышленную эксплуатацию функционального участка и другой необходимой регламентирующей документации;

 - Сопровождение системы на этапе промышленной эксплуатации.

Заключение.

Результатом внедрения функционального участка является:

·Повышение эффективности функционирования отдельных участков и системы в целом.

·Соответствие параметрам цифровой зрелости учреждения в соответствии со стратегией цифровой трансформации.

·Внедрение инструментов мониторинга для получения достоверной и оперативной информации по всем процессам учреждения с возможностью принятия эффективных управленческих решений.

 

При принятии решения о внедрении функционального участка наши специалисты готовы провести весь комплекс необходимых работ.

НАЗАД 

Приобрести или заказать демонстрацию программы

можно по тел. (812)33-222-43 или заявкой на boss@altteam.ru