Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» обеспечивает автоматизацию всех этапов подготовки и размещения заказа на закупку товаров, работ и услуг.

Программа предназначена для применения:

• государственных и муниципальных учреждений разного уровня, закупочная деятельность которых регламентируется Федеральным законом 44-ФЗ
• главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств, выступающими в роли государственных (муниципальных) заказчиков;
• органами государственной и муниципальной власти, уполномоченными органами, осуществляющими функции по размещению заказа;
• специализированными организациями — юридическими лицами, которые привлекаются заказчиками или уполномоченными органами для осуществления функций по размещению заказа;
• организаций и учреждений, закупочная деятельность которых регулируется Федеральным законом 223-ФЗ (государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, государственные корпорации и др)

Внедрение программного продукта «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволит оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения торгов — и для специалиста, готовящего документацию по проведению торгов, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников размещения заказа.

Функциональные возможности:

Механизм настройки способов закупок

Организация, осуществляющая закупочную деятельность в рамках 223-ФЗ, вправе предусматривать в Положении о закупках свои способы определения поставщиков. Для возможности гибкой настройки способов закупок в конфигурации реализован конструктор, позволяющий:

• Настроить содержание описательной части закупки
• Определить перечень стандартных и специфических требований к участникам закупок
• Установить критерии и подкритерии оценки предложений и порядок их расчета
• Выделить этапы проведения закупки, предусмотренные Положением о закупках
• Настроить печатные формы документов

Справочник продукции

В системе предусмотрено формирование собственного иерархического справочника (классификатора) товаров, работ и услуг «Продукция» с описанием характеристик и потребительских свойств.

Можно вести учет закупаемой продукции в разрезе:

• ОКП (общероссийский классификатор продукции);
• ОКДП (общероссийский классификатор экономической деятельности, продукции и услуг);
• ОКПД (общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности);
• Номенклатура.

Использование классификаторов для идентификации продукции необходимо для формирования различных форм отчетности в разрезе определенных групп и видов продукции. В справочнике продукции предусмотрена возможность сбора продукции по группам. При этом формирование групп осуществляется пользователями самостоятельно.

Для удобной работы пользователя при больших объемах вводимой информации предусмотрено два режима ввода данных о закупаемой продукции — непосредственно в справочнике «Продукция», и при заполнении документов системы.

Поскольку в программе можно вести учет закупок товаров, работ и услуг нескольких заказчиков, предусмотрена возможность настройки видимости данных справочника «Продукция» для пользователей. Ограничение данных производится по учреждению, к которому относится пользователь системы. Например, пользователю конкретного учреждения могут быть доступны данные, введенные пользователями только данного учреждения, или данные, введенные пользователями других учреждений.

Реализована возможность настройки прав пользователей на редактирование (модерирование) данных справочника.

Сбор заявок (потребностей) подразделений или подведомственных учреждений

Программный продукт позволяет автоматизировать процесс сбора заявок от подведомственных организаций на проведение торгов. В состав данного блока входят следующие функции:

• Сбор и регистрация заявок заказчиков;
• Автоматическое формирование лотов заявки на основании данных плана закупок;
• Автоматическое формирование лотов закупки на основании данных заявок;

Планирование закупок и формирование плана закупок

В программном продукте реализован блок планирования закупок, который предоставляет пользователю следующие возможности:

• сбор плановых заявок подразделений или подведомственных учреждений
• автоматическое формирование плана закупок на основании плановых заявок
• автоматическое формирование плана-графика закупок на основании плана закупок
• автоматическое формирование закупки на основании строк плана-графика закупок. Также предусмотрено создание заявок на закупку.
• формирование аналитических отчетов, позволяющих оценить процент исполнения плана закупок и заключенных контрактов, а также экономию, полученную в результате проведения процедур закупок.

Подготовка и размещение заказа

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует основные способы закупок, регламентируемые федеральным законом №44-ФЗ, такие как:

• конкурс
• открытый/закрытый конкурс;
• открытый/закрытый конкурс с ограниченным участием;
• открытый/закрытый двухэтапный конкурс;
• открытый/закрытый двухэтапный конкурс с ограниченным участием.
• аукцион;
• открытый аукцион в электронной форме;
• запрос котировок;
• запрос предложений;
• предварительный отбор;
• закупка у единственного поставщика;

В системе можно отразить все этапы размещения заказа — от создания комиссии (конкурсной, аукционной, котировочной), до формирования пакета документации и публикации в средствах массовой информации.

Информация о проводимых закупках вводится в систему в четко структурированном виде с использованием электронных документов и фиксируется в журнале закупок.

Объединение лотов

Для организации эффективной работы пользователей в системе реализован механизм, позволяющий формировать лоты плана закупок и закупки путем объединения выбранных лотов, производится объединение лотов, выбранных пользователем;

Объединение продукции

При формировании лотов конкурса или аукциона заказчиком либо уполномоченным органом может возникнуть потребность в объединении продукции. Например, когда конкурс проводится на основании поступивших главному распорядителю заявок от подведомственных ему учреждений, содержащих одноименную продукцию. Для решения такой задачи в системе реализован механизм объединения продукции.

Объединение одноименной продукции производится в рамках одного лота плана закупок или закупки по решению пользователя.

Также в системе предусмотрена возможность перемещения продукции между лотами. При этом при переносе продукции автоматически пересчитывается цена лотов.

Механизмы объединения и переноса продукции, реализованные в «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» позволят заказчику или уполномоченному органу, оптимальным образом сформировать предмет закупки.

Подготовка пакета документаций

Всю необходимую документацию

• извещение о проведении конкурса;
• извещение о проведении аукциона;
• извещение о проведении открытого аукциона в электронной форме;
• извещение о проведении запроса котировок;
• извещение о проведении запроса предложений;
• извещение о проведении предварительного отбора;
• извещение о проведении закупки у единственного поставщика;
• конкурсная документация;
• документация об аукционе;
• документация об открытом аукционе в электронной форме;
• документация запроса предложений;

можно сформировать в системе автоматически на основании введенных данных. Формирование документации производится с помощью системы отчетов в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtf и др.

Для каждого типа документа — будь то извещение или конкурсная документация, применяются встроенные шаблоны. При этом шаблоны являются настраиваемыми, то есть пользователь всегда может определить порядок отражения информации так, как это ему требуется. Система автоматически рассчитывает параметры формирования отчетов и предлагает пользователю наиболее оптимальный вариант.

Подобный механизм позволяет сократить время на подготовку качественной документации, поскольку сформированные в автоматическом режиме печатные документы не требуют дополнительной доработки пользователем.

Предварительный отбор и выбор поставщика

Программный продукт «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует регистрацию заявок, поданных участниками размещения заказа на участие в конкурсе, аукционе или запросе котировок.

По каждой заявке участника можно ввести всю необходимую информацию — сведения об участнике, предоставленных в составе заявки документах, предлагаемой продукции с указанием ее функциональных характеристик и цены и др.

Предусмотрена регистрация изменений, вносимых в заявки участников размещения заказа, а также регистрация отзывов заявок.

В системе реализован механизм рассмотрения заявок участников на соответствие установленным требованиям. В частности можно произвести детализированное рассмотрение заявки на:

• наличие требуемых документов;
• соответствие предоставленных документов требованиям;
• соответствие условий исполнения контракта, предложенных участником и являющихся критериями оценки, требованиям заказчика;

В системе реализован набор аналитических отчетов, данные которых могут использоваться комиссиями на этапах рассмотрения и оценки заявок участников размещения заказа. Для каждой заявки участника можно посмотреть предварительные решения, сформированные системой автоматически на основании введенных данных.

Для количественных критериев оценки заявок участников размещения заказа, установленных в конкурсной документации, расчет бальных оценок производится системой автоматически.

Оценка заявок участников размещения заказа по не численным критериям осуществляется путем отражения в программе баллов, выставленных членами комиссии и экспертами по каждому критерию.

Присвоение мест заявкам участников размещения заказа производится автоматически.

Для отражения в системе процедуры проведения торгов в форме открытого аукциона предназначено автоматизированное табло аукциона. Табло отражает информацию об объявленной цене, шаге аукциона, а также данные о последнем и предпоследнем предложениях, поступивших от участников аукциона. Все ставки, сделанные участниками аукциона, фиксируются в системе.

Для отражения результатов работы комиссии в системе реализованы все виды протоколов:

• Конкурс
• Аукцион
• Открытый аукцион в электронной формет
• Запрос котировок
• Запрос предложений

Протоколы можно сформировать в печатном виде автоматически. При этом их формирование производится в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtf и др.

Регистрация контрактов

Программа предусматривает регистрацию первичных сведений о контрактах, заключенных по итогам проведения торгов, сведений об изменении контракта, и формирования реестра контрактов. В случае исполнения или прекращения контракта такие сведения также регистрируются в системе.

Отчеты

• Исполнение плана закупок на стадии сбора заявок на закупку;
• Исполнение плана закупок на стадии проведения закупок;
• Исполнение плана закупок на стадии заключения контрактов.

Обмен с Общероссийским Официальным сайтом Российской Федерации (http://www.zakupki.gov.ru)

Механизм согласования документов

В программном продукте «1С:Государственные и муниципальные закупки 8» реализованы принципы конвейерной обработки и применяется механизм согласования документов, который представлен:

• Системой состояний, позволяющей проводить последовательное согласование документов подразделениями Заказчика при наличии четкой схемы визирования;
• Маршрутами согласования отдельных документов, необходимыми для детализации процедуры согласования конкретных документов, в случае отсутствия жестко установленной схемы визирования.

Система состояний

Система состояний предназначена для возможности идентификации этапа – согласование, утверждение, рассмотрение и т.д., на котором в текущий момент находится та или иная закупка (соответствующий ей электронный документ).

Переход между состояниями может производиться в двух режимах:

• по решению пользователя — например, на стадии согласования и утверждения конкурсной документации, публикации информации о закупке на сайте и др.;
• автоматически — при регистрации в системе различных протоколов (вскрытия заявок, рассмотрения заявок и т. д.) и их проведении.